Chaque année, de nombreuses entreprises sont confrontées à des tentatives de fraude, entraînant souvent des pertes financières significatives. En 2022, 70 % des entreprises ont été ciblées par des tentatives de fraude à l'identité. De nombreuses solutions existent pour se prémunir contre ces fraudes : solutions humaines, contrôles automatisés, nouvelles technologies anti fraude.
Qu'est-ce que la fraude documentaire?
La fraude documentaire et à l'identité consiste à créer de faux documents, tels que des documents d'identité (CNI, passeport), des documents d'entreprise (factures), ou des documents bancaires (RIB, IBAN). Comme la fraude numérique, la fraude documentaire vise à infiltrer l'entreprise pour détourner des fonds. Cela peut inclure des faux documents d'identité, administratifs, RIB, factures, attestations, passeports, diplômes, et justificatifs de domicile.
La fraude documentaire en chiffres
Deux études de Finovox/Selvitys montrent qu'une partie de la population française a créé de faux documents en 2023 malgré les risques encourus.
- 3 fraudes sur 4 se déroulent en ligne.
- 69 % des entreprises ont subi au moins une tentative de fraude en septembre 2022.
- Les documents les plus falsifiés incluent les pièces d'identité (18,7 %), les factures (13 %), les bulletins de salaire (9,7 %), et les emails (7,3 %).
- Entre 2017 et 2019, la fraude documentaire et identitaire a augmenté de 164 % (1). Son coût est estimé à 5 % du chiffre d'affaires des entreprises (2).
Impact de la fraude documentaire sur les entreprises
Impact financier de la fraude documentaire
Les entreprises subissent des pertes financières pouvant atteindre plusieurs millions d'euros, affectant leur santé financière. Le temps nécessaire pour détecter une fraude peut exacerber ces pertes. Par exemple, un fournisseur dont l'identité a été usurpée peut ne pas signaler immédiatement un paiement manquant, retardant ainsi la détection de la fraude.
Impact commercial de la fraude documentaire
Les relations avec les fournisseurs peuvent être perturbées, ceux-ci subissant aussi des pertes financières. La méfiance envers les processus de contrôle et de sécurité de l'entreprise peut conduire certains fournisseurs à refuser de traiter à nouveau avec elle.
Perturbation des processus d'achat et de vente
La rupture de contrat avec un fournisseur peut interrompre la chaîne d'approvisionnement, empêchant la commercialisation des biens. Une fois les stocks écoulés, l'entreprise peut se retrouver en difficulté pour se réapprovisionner, entraînant l'incapacité de livrer les clients, ce qui affecte financièrement l'entreprise et peut ternir sa réputation.
Comment lutter contre la fraude documentaire?
Scinder les tâches critiques
La ségrégation des tâches consiste à empêcher une même personne de réaliser toutes les actions critiques. Par exemple, le processus de paiement comporte plusieurs étapes, de l'édition de la facture à la mise en place et à l'autorisation du virement. Si une seule personne gère l'ensemble du processus, le risque de fraude augmente. Séparer ces tâches est donc un premier rempart contre la fraude.
Réaliser des contrôles réguliers
La lutte contre la fraude documentaire nécessite une vigilance constante. Il est essentiel de mettre en place des procédures de contrôle des RIB avant tout paiement. Les services concernés (trésorerie, comptabilité, achat) doivent systématiquement effectuer ces contrôles. Par exemple, toute modification de RIB par un fournisseur doit être vérifiée.
Former les collaborateurs à la détection de la fraude documentaire
Les collaborateurs doivent être formés à reconnaître les schémas et scenarii typiques de la fraude. Une cartographie des risques identifiant les services et phases les plus à risque peut aider à préparer des actions préventives et des réactions appropriées en cas de fraude.
S'équiper d'une solution anti fraude documentaire
Les contrôles manuels sont chronophages et faillibles. Pour se prémunir contre la fraude et gagner en efficacité, des contrôles automatiques sont recommandés. Trustpair, par exemple, utilise l'intelligence artificielle pour protéger contre la fraude au virement, assurant une communication en temps réel et des processus standardisés entre les services critiques.
Technologies anti-fraude pour les faux documents
Les avancées en IA, computer vision, blockchain et cloud offrent de nouvelles opportunités pour lutter contre la fraude :
La blockchain
Elle permet de vérifier l'authenticité des documents en temps réel, et les CEV (Cachet Electronique Visible) comme le 2D-Doc encodent des informations clés dans un code-barres bi-dimensionnel pour détecter les écarts et alerter sur les fraudes.
L'altermetry®
Elle détecte les altérations d'un document original, comme la modification d'une date ou d'un montant. Chaque retouche graphique laisse des traces détectables par des robots qui contrôlent systématiquement chaque document dès sa réception.
La lutte contre la fraude documentaire est essentielle pour protéger les entreprises et sécuriser les paiements. Des mesures préventives, une sensibilisation accrue et l'adoption de technologies avancées sont cruciales pour réduire les risques et les impacts de la fraude documentaire.